Logo

Áp dụng quy tắc 5W-1H trong lập kế hoạch bằng phần mềm Gantt Plus

25/05/2017
4180
Admin
Phần mềm quản lý công việc

Chúng ta luôn mong muốn hoàn thành tốt công việc. Và chúng ta luôn hy vọng có được những ý tưởng khả thi hay khởi nghiệp thành công. Tuy nhiên cũng có rất nhiều người luôn không đạt được những mong muốn đó. Bởi vì họ chưa tìm ra được chìa khóa để giải đáp các vướng mắc mà đó là nguyên nhân khiến các công việc của họ không hoàn thành.

Xem thêm: Làm sao để khởi nghiệp thành công ?

5W-1H là bộ quy tắc giúp bạn định hướng, xác định, sàng lọc và tìm ra các giải pháp để bạn tổng quát lại và đưa ra quyết định đúng đắn. Đây có thể nói là một trong những bộ quy tắc cơ bản nhưng vô cùng hiệu quả. Có ý nghĩa quan trọng trong việc lập kế hoạch công việc và đưa ra quyết định.

Gantt Plus là phần mềm hỗ trợ công tác lập kế hoạch và quản lý kế hoạch thực tế. Bạn muốn quản lý tốt kế hoạch của mình thì điều đầu tiên bạn phải có một bản kế hoạch hoàn chỉnh và khả thi.

Hiểu được điều đó, Chúng tôi đã xây dựng phần mềm Gantt Plus áp dụng bộ quy tắc 5W-1H nhằm hỗ trợ đắc lực người dùng tạo nên những bản kế hoạch tối ưu. Khi sử dụng Gantt Plus cũng là khi bạn phải áp dụng bộ quy tắc 5W-1H. Điều này có nghĩa chúng tôi đã định hướng giúp bạn áp dụng bộ quy tắc 5W-1H thông qua phần mềm Gantt Plus của chúng tôi.

Áp dụng quy tắc 5w1h trong phần mềm Gantt Plus

Áp dụng quy tắc 5W-1H trong lập kế hoạch bằng phần mềm Gantt Plus

 

Vậy 5W-1H là gì ?

- Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)
- Xác định nội dung công việc 1W (what)
- Xác định 3W: where, when, who
- Xác định cách thức thực hiện 1H (how)
 

1. Xác định mục tiêu yêu cầu (Why)

Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:
- Tại sao bạn phải làm công việc này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
- Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?

Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là why với nội dung như trên.

Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.

2. Xác định nội dung công việc (What?)

1W = what? Nội dung công việc đó là gi?

Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.

Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước công việc trước.

3. Xác định 3W

Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:

- Công việc đó thực hiện tại đâu?
- Giao hàng tại địa điểm nào?
- Kiểm tra tại bộ phận nào?
- Testing những công đoạn nào?…

When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…

- Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
- Có 4 loại công việc khác nhau:
+ Công việc quan trọng và khẩn cấp,
+ Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp,
+ Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,
+ Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.

Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:

- Ai làm việc đó
- Ai kiểm tra
- Ai hổ trợ.
- Ai chịu trách nhiệm…

4. Xác định phương pháp 1H

H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:

-   tài liệu   hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?
- Tiêu chuẩn là gì?
- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?

Qua bài viết chúng tôi mong muốn bạn đọc hiểu thêm về phần mềm Gantt Plus - một trong những công cụ hỗ trợ công tác lập kế hoạch tối ưu đã và đang được Thế giới sử dụng. Điều quan trọng hơn, với Gantt Plus chúng tôi đã tích hợp bộ quy tắc 5W-1H và nó thực sự quan trọng cho bạn trong quá trình thực hiện công việc.

Chúc các bạn thành công với Gantt Plus!

Team Gantt Plus

Logo

VIETAPP - WEB APPLICATION DEVELOPMENT

Số 3, ngõ 259, phố Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội

Tel: 04.6326.3870 - 04.6326.5870 Fax: 04. 6284.1347

Hotline: 09.1800.6181

Website: ganttplus.vn - Email: info@ganttplus.vn

TÌM HIỂU THÊM
Giới thiệu Báo giá Blog Phần mềm quản lý công việc Phần mềm lập kế hoạch
TRỢ GIÚP
Hướng dẫn sử dụng Điều khoản dịch vụ Chính sách bảo mật
TÍNH NĂNG, ĐẶC ĐIỂM
Biểu đồ Gantt Lập kế hoạch dự án Theo dõi tiến độ Quản lý nguồn lực Nhiều tính năng khác!
© 2013-2017 PhucanCo.,Ltd. Powered by Vietapp Site Manager.
Giảm giá hotSale off 50% đơn hàng
4521 USERS
2947 PROJECT
12195 TASK
Hotline: 09.1800.6181
Gantt Plus Chat...