Logo

5 phút để lập tiến độ dự án hiệu quả !

07/05/2017
4138
Admin
Phần mềm quản lý công việc

Nếu bạn nghĩ thời gian là vô hạn thì đó là quan điểm sai lầm. Quan điểm này sẽ mang lại những hậu quả xấu cho bạn nếu bạn không chịu thay đổi nó.

Mọi sự vật, hiện tượng, công việc đều chỉ tồn tại trong một thời hạn nhất định. Chỉ có cái “hữu hạn” mới là cái “vô hạn” mà thôi.

 

Tiến độ là gì ?

Tiến độ là một hao phí được đo bằng đơn vị thời gian của một sự vật, sự việc hay hiện tượng nào đó.

Có một định nghĩa khác chỉ rằng: Tiến độ thực hiện là mức độ tiến triển của công việc trong 1 khoảng thời gian nhất định.

Rõ ràng trong thế giới chuyển động này, sự tồn tại của mọi vấn đề đều được đo bằng độ dài thời gian. Vậy theo bạn tiến độ có thực sự quan trọng ?

Lập tiến độ dự án

Vì sao bạn phải lập tiến độ dự án ?

Sự tồn tại của một dự án là có giới hạn. Bất kể dự án nào cũng phải có sự khởi đầu và điểm kết thúc. Nếu chúng ta không kiểm soát được thời gian thực hiện dự án thì sẽ không bao giờ dự án đạt ngưỡng hoàn thành.

Tiến độ của một dự án là tổng hợp tất cả các hao phí thời gian của các công việc phải thực hiện để hoàn thành dự án đó theo một cách sắp  xếp nhất định.

Như vậy, khi bạn lập tiến độ của dự án bạn sẽ được:

- Biết được giới hạn về thời gian của dự án

- Biết được kế hoạch các công việc chi tiết trong dự án

- Biết và cân đối tài nguyên để thực hiện dự án (vì thời gian là vàng)

- Phòng tránh các rủi ro thông qua việc quản lý hao phí thời gian triển khai dự án.

5 phút để lập tiến độ dự án hiệu quả

Làm sao để lập tiến độ dự án hiệu quả nhất ?

Nếu lập tiến độ của một dự án chỉ là việc liệt kê và sắp xếp các công việc của dự án thì không phải là điều quá khó khăn với bất kỳ ai. Tuy nhiên để một tiến độ dự án được lập lên mang tính khả thi, khoa học và tiết kiệm thời gian nhất thì không phải là điều dễ dàng.

Đúng vậy! Quả thực khi sếp bạn hay ai đó bảo bạn làm một việc gì đó thì bạn sẵn sàng thực hiện ngay và hoàn thành tốt. Nhưng nếu họ bảo bạn hãy lập cho tôi một bản kế hoạch tiến độ để thực hiện việc đó thì bạn bắt đầu cảm thấy lúng túng và đặt ra nhiều câu hỏi: Tiến độ là gì ? bắt đầu từ đâu ? thể hiện nó như thế nào ? dùng công cụ gì để lập ? …Và điều này sẽ càng trở nên khó khăn hơn nữa khi đó là tiến độ của một dự án phức tạp.

Để có được một bản tiến độ dự án, bạn cần phải thực hiện các bước sau:

Bước 1:  Xây dựng nội dung công việc

Đều đầu tiên là bạn phải có một danh sách công việc – nó đơn thuần chỉ là tên công việc. Để làm được việc này, bạn phải luôn thực hiện tốt tương tác W-B (Why-Because). Hay nói cách khác là phải luôn “Đặt vấn đề” và “Xử lý vấn đề” để xây dựng nội dung tiến độ.

- Why (W): Vì sao ? Tại sao ? Bạn phải luôn tự hỏi và tự đặt ra câu hỏi cho chính mình hoặc cho ai đó để bạn đưa ra được nội dung vấn đề.

- Because (B): Bởi vì, Tại vì … Bạn tự trả lời hoặc nhận những câu trả lời từ những câu hỏi của mình để tối ưu hóa nội dung công việc cho dự án.

Đây là một bước quan trọng trong việc lập tiến độ dự án. Bạn không có một danh sách công việc tối ưu đồng nghĩa với việc tiến độ dự án của bạn sau này sẽ không chính xác.

Bước 2: Định lượng hao phí thời gian các công việc

Sau khi chúng ta có được danh sách công việc (Task List) thì bước quan trọng tiếp theo là chúng ta phải định lượng được hao phí thời gian cho từng công việc đó. Thật khó khăn nếu chúng ta không hề biết gì về các công việc của dự án.

Chúng tôi lấy ví dụ: Bạn là một giáo viên, bạn được phân công lập kế hoạch tiến độ cho một buổi tiệc chào mừng ngày nhà giáo 20/11 của nhà trường. Thông qua tìm hiểu bạn đã xây dựng được danh mục đầu việc cần phải làm. Tuy nhiên đến bước xác định hao phí thời gian cho việc “Trang trí phòng hội nghị” bạn không biết nó sẽ tiêu tốn bao nhiêu thời gian vì bạn chưa hề được làm nó bao giờ và không có chút kinh nghiệm nào về nó.

Như vậy việc xác định được hao phí thời gian cho một công việc trong dự án không phải là điều dễ dàng. Tuy nhiên nếu bạn thực sự không am hiểu về lĩnh vực bạn đang lập tiến độ thì bạn có thể lựa chọn các giải pháp để xác định tối ưu giá trị này vì nó rất quan trọng cho dự án của bạn.

Bước 3: Xây dựng các mối quan hệ giữa các công việc trong dự án

Một dự án không chỉ đơn thuần là sự tổng hợp toán học các đầu việc và tiến độ của nó mà nó còn được hình thành bởi các mối quan hệ giữa các đầu việc với nhau thông qua sự ràng buộc về mặt công nghệ, kỹ thuật, pháp lý, không gian, thời gian …

Đến đây bạn bắt đầu thấy sự phức tạp của việc lập tiến độ. Không sao, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm bạn sẽ thấy thú vị!

Việc khai báo mối quan hệ giữa các công việc đòi hỏi bạn am hiểu về chuyên môn. Khi các công việc được gắn kết với nhau sẽ tạo nên một chuỗi liên kết và điều này vô cùng có ý nghĩa đối với dự án. Nó sẽ tạo nên chuỗi logic về thời gian và tạo nên tiến độ dự án.

Hiện nay có 4 kiểu quan hệ chính: Start to Start, Finish to Start, Start to Finish, Finish to Finish (Bắt đầu tới bắt đầu, Kết thúc tới bắt đầu, bắt đầu tới kết thúc và Kết thúc tới kết thúc)

Chỉ với 4 kiểu quan hệ này, bạn có thể khai báo hết các trường hợp quan hệ cho các công việc. Tuy nhiên trên thực tế, chúng ta chỉ hay dùng 2 trong 4 kiểu quan hệ này để khai báo đó là kiểu Start to Start và Finish to Start.

Sau khi hoàn thành bước này, bạn đã có được một bản tiến độ cho dự án. Tuy nhiên để tiến độ dự án của bạn tối ưu hơn, bạn nên kiểm tra, rà soát từng công việc.

 

5 phút để lập tiến độ dự án hiệu quả với Gantt Plus

Đúng vậy, sau khi các bạn đã có được những ý tưởng tuyệt vời cho bảng tiến độ của mình. Tuy nhiên để triển khai nó cũng là công việc không hề đơn giản.

Trên cơ sở nghiên cứu và phân tích kỹ các yêu cầu của việc lập tiến độ dự án, chúng tôi đã tạo nên công cụ lập tiến độ dự án tối ưu Gantt Plus.

Gantt Plus trang bị đầy đủ tính năng để các bạn có thể lập tiến độ dự án của mình đáp ứng các bước theo quy định chỉ với 5 phút.

Bạn hãy trải nghiệm nó ngay bây giờ để có thể thấy được tính năng mạnh mẽ của Gantt Plus.

Nếu các bạn cần hỗ trợ chúng tôi luôn sẵn lòng để giúp bạn có được bản tiến độ khoa học và tối ưu với phần mềm Gantt Plus của chúng tôi.

Trân trọng!

Team Gantt Plus

Tag nổi bật:
Logo

VIETAPP - WEB APPLICATION DEVELOPMENT

Số 3, ngõ 259, phố Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội

Tel: 04.6326.3870 - 04.6326.5870 Fax: 04. 6284.1347

Hotline: 09.1800.6181

Website: ganttplus.vn - Email: info@ganttplus.vn

TÌM HIỂU THÊM
Giới thiệu Báo giá Blog Phần mềm quản lý công việc Phần mềm lập kế hoạch
TRỢ GIÚP
Hướng dẫn sử dụng Điều khoản dịch vụ Chính sách bảo mật
TÍNH NĂNG, ĐẶC ĐIỂM
Biểu đồ Gantt Lập kế hoạch dự án Theo dõi tiến độ Quản lý nguồn lực Nhiều tính năng khác!
© 2013-2017 PhucanCo.,Ltd. Powered by Vietapp Site Manager.
Giảm giá hotSale off 50% đơn hàng
4521 USERS
2947 PROJECT
12195 TASK
Hotline: 09.1800.6181
Gantt Plus Chat...